SharePoint 2013 „share more, do more“. Seit Herbst 2012 für einen erlesenen Kreis verfügbar und zeitglich in Las Vegas von über 10.000 Teilnehmern und über 250 Partnern auf der weltweiten SharePoint Konferenz gefeiert. Nun, seit diesem Frühjahr für die Allgemeinheit verfügbar. Neben div. evolutionären Veränderungen und Optimierungen, unter anderem auch an der Lizenzierung – FAST Search ist nun vollständig integriert, Social Funktionen erweitert im Vordergrund (z.B. durch laufende Integration von YAMMER) , der Betrieb nun 100%ig in der Cloud, onPremise oder auch Hybrid möglich, Self Service BI und einem genialen App Konzept – somit steht einer vollumfänglichen Konsolidierung unterschiedlichster Lösungen nichts mehr im Wege.
Denn um in digitale Technologien investieren zu können, suchen viele CIOs nach immer effizienteren und kostengünstigeren Plattformen für den täglichen IT Betrieb. Diese sind auch bereit, Geld für neue und wertschöpfende Technologien auszugeben – nur sind sie nicht bereit, dies für alte IT auszugeben!
Die Möglichkeit, die immer größere Datenflut von internen und externen Informationen in mittelständischen Unternehmen zu beherrschen sowie Informationen für das tagtägliche Geschäft zu Finden und in einen Geschäfts relevanten Zusammenhang zu bringen, ist eine der Grundlegenden Herausforderungen.
Die Y-Generation braucht diese neuen Funktionen im Geschäftsalltag, um den Anforderungen gerecht zu werden und ihre Stärken (Geschwindigkeit und Vernetzung) ausspielen zu können. Intransparenz ist somit Out und der Wunsch nach konsolidierten Informationen ist mehr wie berechtigt.
Diese Soziale Revolution wird nach der digitalen Revolution im Geschäftsalltag Einzug halten – Emotionen (Like, Share, Follow, Reply, Badges… etc.) stärken das Unternehmen durch emotional mehr an die Firma gebundene Anwender und somit die gesamte Wertschöpfung des Unternehmens.
Genau diese Arbeitsweise der Zukunft gehört optimiert im Mittelstand durch intelligente Informationslogistik. Die Anwender erhalten somit pro aktiv eine Informationsbereitstellung in Ihrer Rolle, Case-sensitiv, zur richtigen Zeit und am richtigen Endgerät. Weg vom Suchen, hin zum Finden.
Und diese Hausaufgaben wurden mit SharePoint 2013 in Redmond erfolgreich gemacht, ebenfalls durch Microsoft Partner wie NINTEX, AvePoint oder ecspand, um der SharePoint Plattform die notwendigen Erweiterungen zu ermöglichen, um auch Geschwindigkeit in dessen Ausbau erreichen zu können.
Somit möchte man nun glauben, dass es absolut kein Problem mehr ist, mittels SharePoint DIE optimale Informationsdrehscheibe im Unternehmen platzieren oder ausbauen zu können, und zwar für die innovative Generation Y und natürlich auch für die sicherheitsbewusste Babyboomer Generation die das heterogene Anwenderumfeld im Unternehmen bilden.
Doch neben der „Technologie“ SharePoint gehören deshalb noch folgende essentiellen Grundbausteine berücksichtigt, die ich persönlich das letzte Jahrzehnt in unterschiedlichsten Positionen erfahren durfte:
Unternehmensstrategie
Eine Informationslogistik Strategie basierend auf SharePoint, die nicht auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet ist, dies ist ein Ding der Unmöglichkeit. Dies spiegelt sich ebenfalls im nächsten Schritt auf die Infrastruktur wieder, um nach dem Motto „Think Big – Start Small“ vorgehen zu können. Deshalb sollte man sich gleich am Anfang folgende Fragen konkret gegenüberstellen, um wirklich zielgerichtet und strategisch durchdacht vorzugehen.
Welche Unternehmerischen Ziele sollen die nächsten Jahre erreicht werden? Was sind die Wertschöpfungsprozesse des Unternehmens? Welche bisher ungelösten Anforderungen gibt es bereits aus den Fachbereichen? Wie schafft man es durch die SharePoint Technologie und all den Möglichkeiten dadurch Wettbewerbsfähiger zu sein? Sehr interessant ist die Tendenz, dass sich viele Unternehmen mittels SharePoint nach außen öffnen und so auch externen an dieser Technologie teilhaben lassen um gemeinsam schneller zu agieren.
Nach diesen Top- Down Ansatz kann man an diesen grundlegenden Werten festhalten:
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft
- Förderung der Kommunikation und Festigung der Mitarbeiterbindung
- Informationen verteilen und pro aktiv finden
- Effizienz der Zusammenarbeit steigern
- Nutzen des Potenzials einer durchgängigen Informationslogistik
Setzt man nun den SharePoint Fokus zusätzlich mehr auf EIM:
Dazu sind dann bewährte Produkte und vor allem Erfahrung gefragt, die im Vorfeld die strukturierten und unstrukturierte Informationen richtig aufbereiten und in den SharePoint als zentrales Repository Importieren.
Hier ist es wichtig, jemanden zu haben, der diese technologischen vorgelagerten Produkte (Scanning, Belegerkennung, ERP-Integration in SAP und DYNAMICS, ERP-nahe Verarbeitungsstrecken wie Invoice und BANF, Filesystem, Formatkonverter, etc.) einwandfrei beherrscht und auch die Beratung leisten kann. SharePoint können viele, doch auch das technologische Drumherum gehört dazu!
Je konkreter diese Unternehmensstrategie definiert ist und je genauer die Dokumenten- und Prozessanalyse, desto exakter lassen sich die Arbeitspakete definieren. Diese Informationslogistik Strategie auf SharePoint ist als laufender Prozess zu verstehen.
SharePoint Infrastruktur
Auf SharePoint zu setzen ist mehr als eine Infrastruktur-Entscheidung, wenn Unternehmen das Konsolidierungs- und Ausbaupotenzial erkennen. Die Unternehmen treffen eine Plattformentscheidung für die Informationslogistik der nächsten Jahre und tragen der starken Durchdringung der Office-Plattform an den Clients damit Rechnung.
Somit gehört zu Beginn eine SharePoint Infrastruktur auf eine Solide Basis. Dazu ist eine detaillierte Planung Pflicht, um das „Beast“ SharePoint auch in das richtige Gehege zu setzen. Darin sind die aktuellen IT Rahmenbedingungen, die fachlichen und technischen Anforderungen aufzunehmen. Ein Test-, Entwicklung- und Produktivumgebung ist für zukünftige Szenarien sehr vom Vorteil, um die Abhängigkeit und Qualität ausführlich zu evaluieren. Kapazitätsplanung, Berechtigungen, Authentifizierung, Lastverteilung und vor allem Backup sind detailliert zu planen.
Bei bestehenden Installationen immer sehr interessant , ob die SharePoint Farm auch auf für die zukünftigen Szenarien ausbaufähig ist. Wie sieht die bestehende Infrastruktur seitens der Topologie aus? Wurde diese nur rudimentär aufgesetzt und „läuft“ mittels Setup.exe, oder wirklich nach Best Practice eines Infrastruktur Spezialisten im Advanced Modus? Der SharePoint Healthcheck kann hier sehr interessante Informationen preisgeben (ist z.B. die SharePoint URL gleich der Servername, besser nicht). Sind wichtige Ausbaustufen noch umsetzbar und wurden bereits alle Anwender darauf abgebildet? Hier gibt es jede Menge Fallstricke, die durch Erfahrung zu verhindern sind. Denn das SharePoint z.B. nicht performant sei ist ein hartnäckiges Gerücht, mit etwas RAM für den SQL kann man sehr viel erreichen.
Projektmanagement und Kommunikation
Wie schon bei der Unternehmensstrategie ist es essentiell, dass hier auch die Geschäftsführung mittels „Top Down“ diese Strategie mitträgt und dementsprechend auch nach intern promotet und aktives Projekt- Marketing betreibt.
Nicht zu vergessen ist natürlich die rasche Einbringung der Anwender, um diese bereits in den ersten Entscheidungsphasen mit zu involvieren bevor der Flur Funk die Runde macht. So ist die Unternehmenskultur schon als sehr wichtiger Bestandteil mit an Bord (Betriebsrat nicht vergessen!). Hierzu ist es zwingend notwendig, gute Projektleiter, die das notwendige interne Standing besitzen und erfahrene Lösungsarchitekten einzusetzen mit den benötigten Skills.
Die richtige Einführungsstrategie: Begeisterte Mitarbeiter machen Werbung für Innovationen.
Fast in jeder Fachabteilung gibt es jemanden, der sich für die Technologie begeistern lässt und der dadurch gesteigerten Produktivität.
Das bedeutet nicht, dass die Administration komplett dezentralisiert wird und jede Abteilung ihre eigenen Dinge entwickelt und schon gar nicht programmiert. SharePoint würde dies sogar ermöglichen.
Vielmehr hat es sich bewährt, die Potenziale in einem Unternehmen zu erarbeiten und dann in die richtigen Hände für die Verteilung der internen Botschaft zu legen. Mit etwas Technik-Affinität sind engagierte Mitarbeiter dann auch die Richtigen, um die SharePoint-Anwendung als KeyUser weiter zu entwickeln und voran zu treiben.
Ebenfalls essentiell , dass die SharePoint Strategie dauerhaft von einem festen Team fachlich und technisch betreut wird, um zukünftige Erweiterungen unter idealer Berücksichtigung implementieren zu können.
Dadurch hat man irgendwann den berühmten Selbstläufer. Die User akzeptieren und nutzen die SharePoint-Umgebung, erkennen selbst Unternehmerische Verbesserung-Potenziale und haben weniger Angst oder Bedenken, wenn dann ein wirklich „dickes“ Thema wie z.B. EIM auf SharePoint-Basis angegangen wird.
Denn SharePoint und Revisionssicherheit ist natürlich möglich! Ein Gerücht, das beseitigt gehört.
Dazu gibt es schon div. Zertifizierungen von bekannten Wirtschaftsprüfern und auch nach IDW PS880.
Ebenso die vielfachen Migrationen von traditionellen ECM Suites nach SharePoint sollten hier keine Frage mehr offen lassen. Durch den beschränkten Anwenderkreis wurden hier die klassischen ECM Systeme nicht weiter ausgebaut. Oder zumindest die komplette Prozessschicht mittels SharePoint realisiert, und das bestehende Archiv dient weiterhin als revisionssicheres Backend.
Nicht zu vergessen ist eine einheitliche Information Gouvernance, diese gehört glasklar definiert, zusätzlich ein internes Kontrollsystem bezüglich der individuellen Compliance Anforderungen.
SharePoint Prozesse und Produkte
Für die Wertschöpfung eines Unternehmens sind effiziente und effektive Geschäftsprozesse unerlässlich.
Schlanke und transparente Prozesse auf Basis SharePoint sorgen für Kosteneinsparungen, deutliche Effizienzsteigerungen und gewährleisten so die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
Um hier einen schnellen Erfolg erzielen zu können, kann mittlerweile im SharePoint Umfeld auf standardisierte Lösungen und Geschäftsanwendungen gesetzt werden. So macht es natürlich Sinn, genau auf diese zurückzugreifen. Um z.B. komplexe Workflows und (Mobile)-Formulare schnell und einfach zu Designen, bietet sich NINTEX als Drittanbieter an. Die vorausgehende Modellierung innerhalb SharePoint, mittels Prozessportal, bietet SIGNAVO an um wirklich alle beteiligten am Prozess teilhaben zu lassen. Dazu gehört natürlich ein breiter Erfahrungsschatz in der Beratung im Rechnungseingangs-, Posteingangs-, Bestell- oder in HR-Prozessen.
Sind dazu noch solide Geschäftsanwendungen benötigt wie Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsbearbeitung, Qualitätsmanagement oder Personalakte, gibt es von der Produktlinie „ecspand“ bewährte Lösungen. Diese sind schnell installiert mittels Templates und Wizzards und bieten im Standard ein sehr umfangreiches Set an Fachspezifischen Funktionen.
Auch individuelle Anwendungen auf den Fachbereich zugeschnitten, können durch Frameworks sehr schnell umgesetzt werden, ohne gleich in die individuelle Programmierung einsteigen zu müssen.
Warum das Rad also immer neu erfinden? Profitieren Sie vom geballten Knowhow von praxiserprobten, schnellen und doch individuell einsetzbaren Lösungen. Schließlich soll doch mehr Zeit in die Prozesse und Wertschöpfung gesteckt werden, statt Quellcode zu generieren.
FAZIT:
Mit SharePoint verhält es sich ähnlich wie mit dem aktuellen Album von „Daft Punk“.
Mit prominenter menschlicher Hilfe haben diese ihr neues Album aufgenommen und tanzbare Musik endlich wieder anspruchsvoll gemacht. Setzen Sie ebenfalls den Menschen, seine Prozesse und Wertschöpfung in den Mittelpunkt, anstatt nur Technologie. „Get Lucky“ eben.
Flo Laumer 
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